前言

近年來，雲端總機 Cloud PBX 電話系統變得越來越流行。之所以變得流行，很大程度上是因為它們更易於使用，並且提供數位 PBX 平台的所有以及更多功能，不需要笨重、昂貴的設備，也無需安裝或維護任何設備，即可架構具有所需所有功能和工具的創新電話系統應用，這對許多小型企業特別有吸引力。然而，對於某些企業來說，完全依賴於網際網路連接的電話系統還存在許多疑慮。在決定雲端總機 Cloud PBX 系統是否適合您的組織之前。本次主題提供對於正在評估將電話系統更改為雲端總機 Cloud PBX 選項並希望了解有關此系統更多訊息的企業主相關資訊。

雲端總機 Cloud PBX（專用交換機）簡介

雲端總機(專用交換機) Cloud PBX 是一種企業級 VoIP 電話系統，用於使用在雲端環境中運行的託管服務將員工電話裝置連接到電話網路，可實現組織內部和外部的通訊。雲端總機(專用交換機)將公共交換電話網路 ( PSTN )的管理、控制、整合和連接整合到雲端。傳統上，本地佈署電話系統可以稱為傳統 PBX、原有系統或本地佈署 PBX，需要企業在現場某處安裝專用硬體。如今，大多數現代電話系統通過數位網路而不是單獨的實體線路由電話，它的特色是成本更低、佈署效率更佳。當它託管在數據中心並作為服務提供時，即是雲端總機 Cloud PBX、統一通信即服務( UCaaS ) 或雲端客服/聯絡中心即服務 ( CCaaS )。UCaaS 可能還支持其他的通信服務，例如視訊會議、簡訊、螢幕共享或協作，以引導客戶完成業務。CCaaS 是一種特定類型的雲端總機Cloud PBX，針對客服中心運營進行了優化。

傳統本地佈署(on-premise)電話系統的 PBX 設備安裝在必須存儲在現場的大型硬體設備中。由於其規模和對特殊存儲設施的要求，本地佈署系統可能非常昂貴。由於設備很複雜並且需要藉助專業人士技術，公司通常需要承擔昂貴的定期維護費用。雲端總機 Cloud PBX 和類似方案的最大優點是它們使企業能夠利用創新的工作流程。例如，雲端總機 Cloud PBX 可以更輕鬆地將來電連接到辦公室、家里或通過行動電話的員工。行動電話可以通過傳統電話或雲端 PBX 供應商的專用應用程式進行共振或連接。

雲端總機 Cloud PBX 服務還包括與其他服務的整合，例如錄音電話以確保合規性、指導銷售代表、轉錄電話和語音消息，以及在需要時通過簡訊等替代通路與客戶聯繫。

雲端總機 Cloud PBX 運作

雲端總機 Cloud PBX 背後的重大創新在於它將 PBX 的位置、管理和功能轉移到雲端。這利用了雲端技術、整合、成本降低和管理方面更進階的創新。在傳統的 PBX 中，企業會需要一組類比電話線或多條類比線路的綜合服務數位網路線路，並將這些線路路由到單個硬體 PBX 盒。然後，技術人員需要鋪設和管理從 PBX 到每個辦公桌的單獨線路。一些較舊的系統需要技術人員將一捆粗電線連接到每張桌子上，以在電話之間連接互通。

借助雲端總機 Cloud PBX，公司可以利用現有的數據網路。將每個員工連接到企業範圍內的無線網路足以簡化新電話服務的維護和推出。雖然有些公司為了提高通話質量並減少干擾，可能決定在每個辦公桌上鋪設乙太網電纜並增加額外的架設，但與舊系統相比，它的工作量仍然要少得多，因為一根電線可以支持語音和數據。此外，確定每張辦公桌上坐著哪位員工可以以軟體處理，而不需要手動程序。此外，員工可以通過專用 VoIP 電話、電腦上運行的應用程式、瀏覽器選項卡中運行的應用程式或行動應用程式連結雲端總機 Cloud PBX 。手機可以通過專用行動應用程式 APP 或通過電話網路路由來連結雲端總機 Cloud PBX。該行動應用程式 APP (如市面上行動市話APP、行動分機APP、雲端總機APP等)可以讓員工使用更多功能或設置狀態功能，並在可用或離線時共振或通知。雲端總機 Cloud PBX 系統使管理人員能夠使用管理界面添加、更改或刪除員工。無需進行硬體安裝，他們也不必熟悉更改傳統 PBX 系統所需的線路規劃的具體細節。

當員工加入公司時，管理介面還可以在雲端總機 Cloud PBX 中自動設置和配置新員工，安排他們的可用性並在他們離開時終止訪問。

特點和靈活性

基於雲端總機 Cloud PBX 系統在功能和靈活性方面具有顯著的優勢。隨著世界越來越多地轉向彈性、混合工作模式和非傳統的工作環境(在家工作、遠距工作等)，隨時隨地進行聯繫已成為一項重要的業務優先事項。雲端託管解決方案允許您通過智能手機或電腦進行業務聯繫，只要您有網際網路連接，因此，如果您正在考慮將您的業務轉移到新地點，您不必擔心拖著任何設備（電話除外）。

您的員工可以將電話設置自定義為最適合他們的設置，例如將電話分機設定到桌面電話和電腦，或者轉接到桌面電話和行動電話。

雲端總機 Cloud PBX 還可能提供簡訊、語音留言、通話錄音以及與供應商服務整合等功能。不同系統的功能各不相同，因此建議您探索您認為您的企業規模擴展階段、需要哪些功能，並貨比三家。

另外對於許多企業來說，電話通訊是其日常活動的支柱，因此可靠的服務是必須的。傳統的固定電話系統使用銅纜來傳輸電話，這些電纜很容易受到自然災害、破壞和一般磨損的影響，所有這些都可能意味著電話服務的長時間中斷。

雲端總機 Cloud PBX 系統使用網際網路，這意味著您的電話服務與網際網路連接一樣強大。由於您的所有信息都位於雲端，因此您的系統在出現問題時應該很少會出現停機時間。跨地備援（即提供商在不同的地區擁有多台服務器）是這些系統最常見的可靠性措施之一。每台服務器都包含相同的信息，因此如果一台服務器發生故障，另一台服務器幾乎可以立即取代它。

傳統本地 PBX 和雲端 PBX 系統之間的主要區別

*本地傳統總機(On-site PBX) 需要實體硬體，而雲端總機 Cloud PBX 不需要硬體。

*技術人員必須手動更新本地設備，而雲端總機 Cloud PBX 可以自動更新。

*出現問題需要專門的技術人員可能需要來現場解決，而雲端服務可以在線遠端解決。

*新線路必須在本地現場實體添加，而雲端服務可以按需要添加。

*在本地進行異地擴展具有挑戰性，而雲端 PBX 可以輕鬆轉移到在家工作。

雲端總機 Cloud PBX 系統對於企業的主要優勢

*與傳統 PSTN 服務相比，利用了更便宜的 VoIP 基礎設施而降低投入成本。

*優化的電話線路和服務可以簡化管理和成本控制。

*提供通話錄音、轉錄和輔助功能本機進階服務。

*快速佈局，新線路可在幾分鐘內開通。

*彈性靈活路由到辦公室或工作人員家裡。

雲端總機 Cloud PBX挑戰

儘管雲端總機 Cloud PBX 服務似乎可以簡化辦公通訊許多方面的流程，但雲端方案未必是您企業的正確選擇。如果您無法確保高速而穩定的網路環境、網際網路連接質量較差或無法正確保護網路的連接，雲端 PBX 方案可能會給您帶來挫敗感。該系統完全依賴於網際網路，如果沒有強大的連接，將無法正常運行，因此，如果您的網路服務提供商不可靠或經常中斷您的網際網路服務，則雲端總機 Cloud PBX 可能不適合您。另外，也要考量其帶來管理人員需要考慮的一些挑戰。

*企業需要權衡電話、電腦和手機實施的利弊。

*與傳統手機相比，員工可能需要重新體驗新的介面及調整原有的使用習慣。

*無線干擾可能需要公司在場所或員工家裡部署實體網路。

*IT 團隊必須評估與現有設備、CRM 和客服中心應用程式及服務的整合能力。

*團隊必須評估資訊安全，例如未經授權的電話的漏洞並設置警報以減少風險。

小編結語

綜合以上資訊，由於電話通訊是其日常活動的支柱之一，許多企業主可能對於在原有系統架構轉換到雲端總機或者原已沿用多年的公司代表號轉換至新的代表號存在一定資訊安全、品質穩定、管理上難易、隨公司規模大小彈性靈活度、系統整合程度、潛在營運風險等等疑慮。

在此建議可以評估採取階段式的佈署及備援通訊建置，隨公司的規模及業務優先順序，逐步優化及升級通訊系統。

AIoTEL 方案在 4G+ 及穩定 Wi-Fi 訊源環境皆具穩定通話、視訊及錄音功能，並且可以提供雲端總機、傳統類比總機或IP總機多元軟、硬體方案，採 SRTP、HTTPS 及 TLS 加密確保通話安全。建議企業主可以評估公司的需求後，考慮維持原有系統及代表號加入行動市話APP、維持原有代表號但汰換原有類比電話系統升級至 IP-PBX 及行動市話 APP、也可以考慮全新的含市話+行動號碼雙門號電話系統及 APP、雲端總機、智慧觸控會議設備含智慧通訊模組等方案。

參考資料Refernce:

George Lawton (November 2022) DEFINITION| cloud PBX (private branch exchange) (from https://www.techtarget.com/)

Simone Johnson (Feb 21, 2023) Should Your Business Switch to Cloud PBX? (from  https://www.businessnewsdaily.com/)